Dokumenten Management System
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Kriegr
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Der Begriff Dokumenten-Management-System beinhaltet vieles.
Die Basis eines DMS ist wohl immer ein elektronisches Archiv. Hier werden CI (Coded Informationen, also elektr. Dokumente) und NCI (non-coded Information, also gescannte Dokumtente) revisionssicher auf Massendatenspeichern (WORM - Write once read many - oder auf speziellen Festplatten) abgelegt. Die elektr. Dokumente im Archiv müssen jederzeit wiederauffindbar und reproduzierbar sein. Sie dürfen natürlich nicht veränderbar sein (revisionssicher eben).
CI-Dokumente werden häufig per COLD-(computer output on laserdisk)Jobs verarbeitet. Das bedeutet z. B. dass Druckdatenströme des HOSTs per COLD-Software ins elektr. Archiv übernommen werden. Das ist ziemlich kompliziert (welche Formulare werden verwendet, Kanalvorschubsteuerung, welche Primär-, Suchschlüssel etc.).
Dazu kann dann später noch ein workflow generiert werden. Wichtig hier ist z. B. zu welchem Zeitpunkt ich die Dokumente scanne (durch wen, mit welchen Scannern etc.) - gleich beim Posteingang oder nach Bearbeitung durch den Sachbearbeiter.
Es gibt natürlich noch mehr Aspekte eines DMS, soweit aber mal wie ich es kapiert habe.
Ach ja, warum eigentlich?
Es geht einfach darum
Platzersparnis
Zeitersparnis (Papiersuche, Auskunftsfähigkeit gegenüber dem Bürger am Telefon etc.).
In unserem Bereich gab es eine große Rechtsänderung, so dass der komplette Kundenstamm (ca. 600.000 Personen) neu angeschrieben werden musste. Es geht um Anträge, Zulagen etc. (Pflichtversicherung bei den Angestellten). Darüberhinaus geht es um die Themen Entgeltumwandlung und 'Riester'rente. Das mal als Stichworte.
Die Basis eines DMS ist wohl immer ein elektronisches Archiv. Hier werden CI (Coded Informationen, also elektr. Dokumente) und NCI (non-coded Information, also gescannte Dokumtente) revisionssicher auf Massendatenspeichern (WORM - Write once read many - oder auf speziellen Festplatten) abgelegt. Die elektr. Dokumente im Archiv müssen jederzeit wiederauffindbar und reproduzierbar sein. Sie dürfen natürlich nicht veränderbar sein (revisionssicher eben).
CI-Dokumente werden häufig per COLD-(computer output on laserdisk)Jobs verarbeitet. Das bedeutet z. B. dass Druckdatenströme des HOSTs per COLD-Software ins elektr. Archiv übernommen werden. Das ist ziemlich kompliziert (welche Formulare werden verwendet, Kanalvorschubsteuerung, welche Primär-, Suchschlüssel etc.).
Dazu kann dann später noch ein workflow generiert werden. Wichtig hier ist z. B. zu welchem Zeitpunkt ich die Dokumente scanne (durch wen, mit welchen Scannern etc.) - gleich beim Posteingang oder nach Bearbeitung durch den Sachbearbeiter.
Es gibt natürlich noch mehr Aspekte eines DMS, soweit aber mal wie ich es kapiert habe.
Ach ja, warum eigentlich?
Es geht einfach darum
Platzersparnis
Zeitersparnis (Papiersuche, Auskunftsfähigkeit gegenüber dem Bürger am Telefon etc.).
In unserem Bereich gab es eine große Rechtsänderung, so dass der komplette Kundenstamm (ca. 600.000 Personen) neu angeschrieben werden musste. Es geht um Anträge, Zulagen etc. (Pflichtversicherung bei den Angestellten). Darüberhinaus geht es um die Themen Entgeltumwandlung und 'Riester'rente. Das mal als Stichworte.
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bine
Lounge-Member
Als DMS auf den Markt kamen, war ich noch in der Branche tätig. Seither dürfte sich einiges Verändert haben.
Ziemlich komplex das Ganze.
Aber wenn du der Spezialist in der Firma werden sollst, gibt es doch sicherlich dort auch Lektüre über das vorhandene System?
Ruf doch mal den Vertriebsmann der Firma an, der euch das System verkauft hat und lass dir ne Vorführung/Einweisung geben. Die hoffen immer auf Folgeaufträge und sind froh wenn sie einen potentiellen Kunden von ihrem Produkt überzeugen können.
Ansonsten könnte evtl. auch googeln was bringen?
Ziemlich komplex das Ganze.
Aber wenn du der Spezialist in der Firma werden sollst, gibt es doch sicherlich dort auch Lektüre über das vorhandene System?
Ruf doch mal den Vertriebsmann der Firma an, der euch das System verkauft hat und lass dir ne Vorführung/Einweisung geben. Die hoffen immer auf Folgeaufträge und sind froh wenn sie einen potentiellen Kunden von ihrem Produkt überzeugen können.
Ansonsten könnte evtl. auch googeln was bringen?
Kriegr
New member
Der Witz ist halt, ich soll die Schnittstelle zwischen den Abteilungen im Hause sein, für die wir (DV-Abt.) das alles machen und den Jungs von der DV-Technik, die den Server, die COLD-Jobs etc. verwalten. Wie immer habe ich bloß von allem ein bisschen Ahnung (oder gar keine) und steh manchmal ganz schön auf dem Schlauch. Der Haken ist dann noch, dass wir das auch für andere Versorgungsanstalten in anderen Bundesländern mitmachen.
Zuletzt bearbeitet:
bine
Lounge-Member
Wenn dein Arbeitgeber möchte, das du qualifiziert bist, und dich spezialisiert, dann muß er auch eine Fortbildungsmaßnahme für seinen Mitarbeiter finanzieren. Er kann nicht erwarten, das du jetzt auf eigene Kosten nen Lehrgang zum DMS-Profi machst. Ja, ich weiß, die Chefetage meint immer, das den Mitarbeitern das Wissen von alleine auf den Kopf fällt und das sie dankbar über die verantwortungsvolle Aufgabe sein können. Aber so geht es nunmal nicht.
Erkundige dich doch mal, welche Spezialisierungs-Kurse/Möglichkeiten es gibt und was sie kosten.
Dann mach deinem Chef klar, das wenn er gutes Output haben möchte auch entsprechendes Input notwendig ist. Na und wenn er das dann nicht will, weil's ihm zu teuer ist, dann kannste entweder weiter rumkrebsen und ins schwitzen kommen oder no sagen. Wobei man bei zweiterem als Arbeitnehmer, der auf seinen Arbeitsplatz existentiell angewiesen ist und unter Leistungs und Konkurrenzdruck leidet oft den schlechteren Stand hat.
Versuch einfach mal mit der entsprechenden Argumentation ne Ausbildung rauszukitzeln.
Erkundige dich doch mal, welche Spezialisierungs-Kurse/Möglichkeiten es gibt und was sie kosten.
Dann mach deinem Chef klar, das wenn er gutes Output haben möchte auch entsprechendes Input notwendig ist. Na und wenn er das dann nicht will, weil's ihm zu teuer ist, dann kannste entweder weiter rumkrebsen und ins schwitzen kommen oder no sagen. Wobei man bei zweiterem als Arbeitnehmer, der auf seinen Arbeitsplatz existentiell angewiesen ist und unter Leistungs und Konkurrenzdruck leidet oft den schlechteren Stand hat.
Versuch einfach mal mit der entsprechenden Argumentation ne Ausbildung rauszukitzeln.
Ach so, und wie definiert sich das? Indem du alles tust, was dir der Boss befiehlt, Überstunden schiebst, auf dein Gehalt verzichtest, wenn er sagt, dass die Firma gerade nicht sehr flüssig ist?
Die Firma ist nicht alles. Wenn du gut bist, dann darfst du auch mit deinem Talent verhandeln.
Die Firma ist nicht alles. Wenn du gut bist, dann darfst du auch mit deinem Talent verhandeln.
